マンション管理組合のIT化のご相談も受けますが、まずIT化の一歩としてマンション管理組合のホームページの提案をしています。
マンション管理組合のホームページっているのか?という疑問に持つ人もいますが、これが実は重要なのです。
今回はマンション管理組合のホームページに必要な情報をまとめてみました。
マンション管理組合もIT化の一歩、まずは情報共有
マンション管理組合で重要なのはマンション管理組合内の情報共有だと考えます。企業のように便利なイントラネット的なものがないマンション管理組合がほとんどだと思います。
マンション管理組合の活動を知ってもらう
マンション管理組合の活動をマンションの住民に知ってもらうことは、とても重要だと思います。
そもそもマンション管理組合が普段から何をしているかわからないという住民も多いのではないでしょうか?
中には組合費を払う必要があるのかさえ疑問を持つ人もいるのではいるかもしれません。
例えば地元の市議会議員が普段どのような活動をしているのか知るのにSNSやブログを通じて以外方法がないのと同様に、もしホームページ等がなければ組合が何をしているかを知りえない人がほとんどでしょう。
ホームページ等を通じて告知や広報活動をすることによりマンション管理組合の活動意義・透明性を知ってもらうことは、とても重要なことなのです。
マンション管理組合のホームページはマンションの資産価値にも影響
マンション管理組合のホームページとマンションの資産価値とには、一見共通点が見い出しにくいかもしれませんが実はそんな事はありません。マンション管理組合のWEBサイトは何も住民のためだけではありません。
マンションを購入する人も管理組合の活動を知ることによりこのマンションは将来に渡って維持管理がきちんとしていそうだということを知ることになります。
現在はマンションの資産価値は築年・立地・面積・設備等がメインですが、これからは、ここに「管理」が入って来る可能性が十分にあります。
当然マンションも経年劣化により大規模修繕工事等が多数行われることになるので、そうした時に修繕積立金がしっかり確保されていることや、それを計画するマンション管理組合がきちんと運営されているかは重要なポイントになります。
マンション管理組合がきちんと機能していることはイコール、マンションの資産価値を落とさないことに直結することでしょう。
マンション管理組合のホームページに必要な情報
マンション管理組合のホームページには何が必要な情報かをまとめました。
マンション管理組合の役割・名簿・組織図・活動の報告
マンション管理組合の役割や組織図・名簿・実際の活動内容の報告です。
理事会・総会議事録
まずは普段のマンション管理組合の理事会・専門委員会・ミーティングの議事録を定期的に掲載することをおすすめします。議事録はPDFファイル等で十分でしょう。
毎年の決算書
決算書等もきちんと定期的に掲載して過去のものを一覧で表示できるほうがいいでしょう。こうした公式な書類も都度PDF化をおすすめします。
マンション規約・ルールとマナー
マンション規約・ルールとマナーは必ず掲載しておいたほうがいいでしょう。専有部・共有部のルールとマナー等、各分類に分けてわかりやすく掲載しておくことをおすすめします。
イベント・管理組合からのお知らせ
管理組合からのお知らせや清掃作業・避難訓練・お祭り等のイベント等実施のお知らせ等のページは必ず用意したほうがいいでしょう。
マンション内サークル活動などのお知らせ
マンション内でサークル活動をしている場合、サークル活動情報のページもあるといいかもしれません。
点検・清掃・修繕予定・記録
マンション管理組合では日々点検や清掃・修繕等行っていると思いますが、点検・清掃・修繕記録も掲載しておくことが大事です。
写真も一緒に掲載しておくとわかりやすいでしょう。また清掃スケジュールや工事期間等の告知もしておくことをおすすめします。
長期修繕計画・大規模修繕工事の進捗状況
長期修繕計画や大規模修繕工事が予定されているマンションはその進捗状況等も掲載しておくことをおすすめします。
バス電車の時刻表
マンション管理組合のホームページは見てもらないと意味がありません。バス・電車の時刻表等、住人の利便性を考えた情報の掲載も大事です。
更新・手続き等各種手続き書類のダウンロード
居住者名簿届・駐車場使用契約書・区分所有者変更届・専有部分修繕等工事申請書等々、住人がマンション管理組合に提出する書類は多々ありますが、マンション管理組合のホームページからPDF等でダウンロードできるようにしておくといいでしょう。
新たに入居する人へのページ
マンション購入や引っ越してくる人等、新たに入居する人向けのページも用意しておくと親切だと思います。
居住者名簿届等申請書類一式やゴミ出しのルール等掲載しておくと新たに入居する人にも親切です。
防犯・防災対策・備蓄品・避難経路・停電時対策情報
昨今のマンション管理においてのホットな話題は、台風等の災害対策です。
災害対策には、災害が起きたときと日頃からの日常対策とに別れますが、ホームページには防犯対策や避難経路・防災関連設備の紹介や使い方・マンション管理組合での備蓄品等も掲載しておくことをおすすめします。
また断水や停電が起こったときの対策や日頃から用意しておくべき備蓄品等も掲載しておくことが大切です。
備品・資料台帳
マンション管理組合で管理している備品や資料・台帳などの紙ベースをデジタル化してすべてオープンにしておくことが大事です。
自宅でいつでも資料や台帳を閲覧できると管理組合運営の生産性も向上します。
困ったときの緊急・連絡先
水道トラブルや給湯器故障、急病等のときの相談窓口、業者一覧の掲載をしておくと重宝されます。
ゴミ出しルール
ゴミ出しのルールや燃えるゴミ・燃えないゴミの回収日等、ゴミ関連の情報は掲載したほうがいいでしょう。マンショントラブルで多いのはゴミ関連です。ゴミ出しのガイドラインを掲載しておき少しでも問題を減らしたいところです。
余裕があれば近隣の情報も
余裕があれば近隣の情報やおすすめスポット等も掲載しておくといいでしょう。
予約管理システム
集会所・ゲストルーム・来客用駐車場等、予約が必要な施設がある場合、予約管理システムを利用するといいでしょう。
最近では無料クラウド型の予約管理サービスががいくつかあるので活用することをおすすめします。
[参考サイト]■Stores予約>>
[参考サイト]■Airリザーブ>>
マンション管理組合のホームページ運営のポイント
レスポンシブ対応
レスポンシブ対応とはスマートフォンとパソコン両方で閲覧できるホームページのことを言います。
最近ではパソコンで見るよりスマホで閲覧している人がかなり多いです。自宅にパソコンやインターネット回線がなくても、スマホは持っている人が多いのでスマホ対応は必須です。
マンション掲示板は作るのは簡単。でも管理・運営がリスクが高い
マンション管理組合ホームページに掲示板を用意しているところを見かけます。
掲示板システム自体はそれほど難しくないのですが掲示板の管理が大変です。例えば削除は誰がするのか、掲示板内の炎上裁定等、ネットリテラシーが求められます。
またスパムターゲットにもなりやすいです。そのためまた普段からチェックする必要があり、結局は閉鎖してしまうパターンが多いです。
リアルの掲示板の延長線上で、あったらいいねで気軽に設置するパターンが多いようですが、私の経験上では辞めたほうがいいでしょう。
ホームページ管理担当者を必ず決める
ホームページ管理担当者は必ず決めたほうがいいでしょう。別にパソコンやネットに詳しい人でなくても大丈夫です。
きちんとガイドラインを決めて、日々更新・メンテンナンスすることが重要なのです。
凝る必要はなく・気合を入れて作らない
マンション管理組合のWEBサイトでありがちなのは、たまたま組合の人にシステムに詳しい人がいて凝りに凝ったサイトを作ったはいいけれど、その人が組合を離れた途端に誰も更新できずにマンション管理組合ホームページが放置されているというパターンです。
必要最小限なシステムと普遍的なデザインで誰でも更新・メンテンナンスできることが大事です。
ホスティングサービスは無料サービスは使わない
古くはジオシティーズ等無料サービスを使ったマンション管理組合のホームページを見かけましたが、結局ジオシティーズ終了とともに移行できずにマンション管理組合のホームページが終了するパターンも数多く見かけました。
月数百円でレンタルサーバー&ワードプレスセットを借りることができるのでそちらを利用したほうがトータルでは満足度が高いでしょう。
最近ではクラウドサービスでの管理組合運営支援グループウェアがあるので活用
管理組合運営支援サービス「Mcloud」のようなマンション管理組合向けのグループウェア統合ツールがあるのでそれを利用するのもおすすめします。一通りの機能が備わっているので気軽に始めることができます。
[参考サイト]「■Mcloud>>
SNSはプライバシーにも配慮
最近ではマンション管理組合のお知らせをTwitterやFacebookページを活用している組合もあります。ただフォロワーさんは住人になるので日常生活を掲載している人も多く、個人を特定されることを嫌う住人の方もいることを考慮したほうが良いでしょう。
SNS運用に疎い場合は、管理組合ホームページのみの情報掲載のほうが無難です。
