【ビルメンポスト】失敗しないビルメン企業のIT化(テレワーク・リモートワーク)の方法

【ビルメンポスト】失敗しないビルメン企業のIT化(テレワーク・リモートワーク)の方法

ビルメンテナンス業界のIT化は大企業であればIT化されている所も多いですが、中小規模のビルメン企業はまだというところが大多数でなはいでしょうか。ましてテレワーク・リモートワークとなると導入率は低いでしょう。

とうしてもビルメンテナンス経営のIT化というと人材不足ため、現場作業のロボットの導入にフォーカスされがちですが、バックオフィス部分のIT化、労働生産効率の向上のほうがイニシャルコストもかからず成果が出やすいと考えます。ビルメン業界の場合、バックオフィスの部署を間接コストと考えると実現場作業のコスト削減よりバックオフィスのコスト削減をしたほうが効率がいいからです。今回ビルメン企業のテレワーク・リモートワークの導入について書きました。

災害等リスクヘッジのためのテレワーク・リモートワーク

今後は災害リスクが増えるのでBCPは必須

現在コロナ禍でリモートワーク・テレワークが注目されていますが、それ以外にも猛暑や台風・地震等以前に比べて大規模災害のリスクが高くなっています。

そうした場合の企業存続のためのリスクヘッジのとしてのテレワーク・リモートワークは必須条件だと考えます。

仮にコロナウイルスの場合、社内でクラスターが発生した場合、その時点で数週間の業務停止の可能性があるのと取引先の信用問題にも発展しかねません。最近はBCP(Business Continuity Plan)と呼ばれており、災害・不祥事などの緊急事態が発生したときに、企業が損害を最小限に抑え、事業の継続や復旧を図るための計画のことをいいます。

[参考サイト] 「BCPとは事業継続計画(Business Continuity Plan)」 野村総合研究所(NRI) 用語解説>>

コロナより怖いのがIT格差による企業間格差

よく「しばらくするとコロナ禍も落ち着くからそれまではうちの会社は我慢」という話もよく聞きます。

実はコロナ禍はきっかけに過ぎず、一番怖いのはIT化(テレワーク・リモートワーク)により企業間格差が広がるのが怖いのです。

いい例としては日本と世界各国とのIT化の遅れが経済成長に影響等がいい例でしょう。例えば今どき携帯電話を持っていない人はいるでしょうか?

もし携帯電話持っていないがいた場合、その人とのコミュニケーション格差が広がります。

メールで一斉送信できるのに1件だけFAX送信しか対応していない会社がいる場合、そうした企業はよほどのことがない限り、取り残されているいくのではいでしょうか。またオンラインミーティングが主流になった場合、今まで通りの訪問先周りしかしていない企業は自然と淘汰されていく世の中になる可能性もあります。

ビルメン企業でテレワーク・リモートワークの恩恵をうけるのは営業担当

ビルメン企業でテレワーク・リモートワークの恩恵をうけるのは外回り中心の営業担当の部署です。直行直帰が可能であり、クライアント先もリモート会議が対応可能であれば以前に比べて従来であれば1日辺りの訪問件数も増えるからです。逆にシステム導入等、ビルメン企業のIT化の恩恵を受ける部署は管理部署等バックオフィスの場合が多いです。IT導入による労働生産効率が上がるからです。

ビルメン企業のIT化・テレワーク・リモートワークで失敗するパターン

過去いくつか企業のIT化、またはIT企業のオフィスを見てきた経験で失敗する傾向があったので参考までに紹介します。

テレワーク・リモートワークの成功の可否はマネージメント力

色々とIT化された企業を見てきた中でテレワーク・リモートワークの成功の可否は会社職場のマネージメント力がポイントだと感じます。

日頃から組織の統率力が取れている職場や自己管理できる社員が多く、個人裁量制の高いはリモートワーク移行にしてもスムーズに移行していますが、逆にそうでない職場(ガイドライン・ルールがない・属人的な運用している・部下が何をしているのわからない等)は結局指示系統がまったく整備されていない、情報に関してのもプライオリティ付がされていないので、リモートワークに移行できない場合が多いです。テレワーク以前に組織改革、アフターコロナ以降にも対応する組織改革が必要です。

テレワーク・リモートワークへの移行への成功の可否は普段からの組織力・マネージメント力がポイント

情報共有の方法が間違っている

本来見る必要のある人がフォルダアクセスできないや情報共有の必要のないファイルが共有されてたり、フォルダ構造や権限設定がめちゃくちゃ等で使いづらいという場合も多いです。

これはテレワークに移行して初めて体感する場合が多いです。

なぜなら職場では気軽にあのファイルどこにあると声を出せば、誰かが◯◯フォルダにありますと答えてくれたからです。小さなことですが、サーバー上のファイルやフォルダが誰が見てもアクセスしやすいように明確にしておくことが大事です。

また中小規模(50人以下)ビルメン企業の場合、専任のシステム担当がいない限り、個別にフォルダやファイルのアクセス権限を付ける必要はないと考えます。社員の離職や部署異動による都度アクセス権限の削除変更が必要であり、それを放置しておくとセキュリティ上危険だからです。

実際に退社後、ライバル企業に転職しても以前の会社のフォルダにアクセス出来てしまうという話も聞いたことがあります。特に専任のシステム管理者がいない企業は注意が必要です。

導入したシステム・ツールが使いづらい

導入したシステム・ツールが使いづらいという場合も多いです。よくあるのはシステム担当が現場の業務を把握していない状態でシステムを導入してしまった場合によく見られる傾向です。

まずは一般的なクラウドプラットフォームを利用して、その上で足りない部分はフルスクラッチで開発する等の段階を踏むことのほうがリスクが少ないと思います。

従来の組織構造をそのままテレワーク化している

IT化・テレワークの失敗パターンとして多いのは従来の組織構造や職場の習慣をそのままIT化・テレワーク化しているパターンが多いです。

例えば在宅時の勤怠管理や判子押すためだけに出社等、数多くあります。IT化することは導入したシステムやツールにある程度業務フローを合わすことがポイントです。逆に通常の業務に合わせたシステムやツールの導入になるとフルスクラッチ開発になるために高コストになりがちです。

■ビデオ会議あるある!謎のビジネスマナー?!テレワークで見える企業の形>>

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失敗しないビルメン企業のIT化・リモートワーク/テレワーク導入のコツ

まずは一度トライアルでテレワークを行う

テレワーク・リモートワークを導入するにあたってシステム導入以前にまずは一度部署ごとや1週間でもいいので期間を区切ってトライアルを行うことをおすすめします。

その前に必ず従業員・社員の自宅でのネット環境・PC環境(ウェブカメラ等があるか)・利用しているアプリ等を確認したほうがいいでしょう。

特にビルメン業界の場合、バックオフィスや営業担当はテレワーク・リモートワークを導入しやすい環境と言えるでしょう。そうすることにより、テレワークするときに何が足りないのか必要なのか、逆にいらないものは何かの洗い出しができます。

例えば週次レポートがいらなくても業務に支障がなかったり、定例ミーティングをしなくても情報共有に支障がなかったり等は多々あります。

逆に必要なファイルがデジタル化されていないので困った等もあったりします。テレワーク・リモートワーク時はこうした業務運営のバグ出し、業務の断捨離をすることにより円滑に導入することが可能です。

まずは運用のバグだしを兼ねてトライアルでモートワーク/テレワークを行ってみるのが大事

クラウドプラットフォームを活用

経理システムやビルメン管理基幹システム以外の社内の情報共有コミュニケーションツールとしては最近ではGoogle GsuiteやMicrosoft 365やZoom・Chatwork等、低価格で利用できるクラウドプラットフォームサービスが多数あり、以前のように初期費用高額になることはありません。

サブスクリプション制なのでいつでもやめることも可能ですし、まずはトライアルで無料で導入することも可能です。下手なマイナーなシステムを導入するとガラパゴス化する可能性があるので注意が必要です。

もし導入するのであればGoogle GsuiteやMicrosoft 365等メジャーなサービスを導入することをおすすめします。サービスのアップデートが頻繁に行われるのと操作方法や不具合情報もネットに多数あるので万が一のトラブル時にも自己解決しやすいまたトラブル対応しやすいからです。

どうしても社内でしかアクセス出来ないファイルやビルメン管理基幹システム等の場合はNAS・VPNまたはリモートアクセスによるパソコンを操作をすることで対応できます。

以前に比べてGoogleGsuiteやMicrosoft365等クラウドプラットフォームが充実しているのでそれを活用することをおすすめします

スマホアプリ対応のツールを導入

テレワーク・リモートワークでの情報共有ツールやオンラインミーティング用のツールを導入する際にはスマホアプリ対応のツールを導入することをおすすめします。

特にビルメン業界は現場作業が多いので、スマホで情報共有できると格段に生産性が上がります。また自宅等にパソコンがない・固定回線(光回線)がない場合でもスマホでミーティング参加も可能になります。

実際に自宅にパソコンがないためにミーティングに参加できない、ファイルが参照できずに困っている社員は必ず職場に数名いるケースが少なからずいます。

また各従業員の情報リテラシー差も重要です。特にビルメン業界の場合、現場作業員とバックオフィス等のITスキルの差が大きい場合もあります。例えばLINEの使用率が高いなら、LINEWORKS等のツールを導入したほうが、移行がスムーズで普段使い慣れているので利用率も上がるでしょう。
※LINEWORKSは通常のLINEとは異なりビジネス向けのLINEになり、アクセン権限設定等セキュリティ面・サポート面も強化されています。

■LINE WORKS>>

スマホアプリ対応の情報共有ツールは必須

ビルメン経営で重要なのはアナログ作業を駆逐し、いかにデジタルに移行するか

当たり前ですがテレワーク・リモートワーク等IT化はとにかくアナログ作業を駆逐化することがポイントです。

例えば業務をデジタル化しても一部がアナログ作業残っているとその部分がボトルネックになってしまい返ってパフォーマンスが落ちてしまうということが多々あります。道路に例えるなら、4車線道路でいきなり1車線道路になってしまい渋滞が発生という感じでしょう。

ビルメンオフィスを訪問してIT化されている職場とそうでない職場をビジュアル的にもはっきり区別できるのは「紙の多さ」と「掲示板」です。IT化されてない職場はやたらと紙の量が多いです。

机の上だけなく、コピー機周り、キャビネットのフォルダ等、オフィスのあちらこちらに紙が目立ちます。逆にIT企業の場合、紙が少ないのです。

Googleのオフィスも紙がほとんど無いです。もう一つは手書きの壁に設置されている掲示板です。もし社員の割合に比べて紙や掲示板の専有面積が多い職場の場合はアナログされてない職場と言えるでしょう。

例えば紙を全部デジタル化する必要はないです。むしろ必要ないものは処分・断捨離することをおすすめします。

デジタル化=情報流出のリスクもあるからです。ビルメンIT化でセキュリティ面を考える上で一番のセキュリティ対策しては必要以上の情報を持たないということが一番のセキュリティなのです。

アナログ作業を駆逐化することがポイント・すべてデジタル化をする必要はありません。必要ないものは処分・断捨離することをおすすめ

ハードウエア機器導入時は助成金を有効活用を

今テレワーク・リモートワーク導入する企業は国や地方自治体から助成金が支給される場合が多いので導入時はチェックしたほうがいいでしょう。NAS・パソコン・UPS等ハードウエア機器だけなく、クラウドサービスやソフトウエアも助成金対応の場合が多いです

※注意すべきなのは助成金をサポートするSIベンダーの中には自社のサービスを導入したいがために助成金を活用しませんかというセールストークをする企業も少なからずいます。

助成金とはいえまったく関係ない高額なツールを導入させられて使い勝手が悪く、むしろ生産性が落ちてしかも保守管理費用が高いという事例もあるので注意が必要です。

■補助金ポータル>>
■IT導入助成金 一般社団法人 サービスデザイン推進協議会>>

クライアント・取引先の協力も必要

ビルメン業務のテレワークにはどうしてもクライアント・取引先の協力も大切です。幸いなことにこのコロナ禍でオンライン会議や情報共有等、取引先・クライアントも進んで協力してくれる場合が多いでしょう。

例えばトラブル発生時、現場に直行して情報確認するのではなく、取引さんの担当の方から、トラブル箇所の写真やオンラインでの相談を請けるだけでも、次の対策が取りやすく、現場訪問の回数も減るのでお互いのメリットもあるのではないでしょうか。

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