ビル管理会社・ビルメンテナンス会社は日本全国に数多くあります。ビル管理会社・ビルメンテナンス会社と新規に契約をしたい、既存のビル管理会社・ビルメンテナンス会社との業務委託を終了して、新たなビル管理会社・ビルメンテナンス会社を探している等、ビルメンの相談の中にもよく相談される内容です。
ビル管理会社・ビルメンテナンス会社は一度契約してしまうとなかなか途中で業務委託終了が難しい
ビル管理会社・ビルメンテナンス会社は一度契約してしまうとなかなか途中で業務委託終了が難しいです。
その理由としてはビルそれぞれの特徴があり、それを把握するのにかなり大変なのと、コロコロとビル管理会社を変えることはセキュリティ面でもよろしくないです。
そのためビルメン業者は他社化の参入障壁が高く、一度契約してしまうと長期間の継続の傾向が高いです。
上記の観点からビル管理会社・ビルメンテナンス会社はしっかりと選ぶことをおすすめします。
ビル管理会社・ビルメンテナンス会社の選び方についてまとめてみました。
ビルメンテナンス会社の特性を理解する
まずはビル管理会社・ビルメンテナンス会社、それぞれの特性・得意分野を理解することが大事です。
一般的にビル管理会社の業務は主に清掃管理・衛生管理・設備管理・保安管理の4つから成り立っていることが多いです。
・ 建物・設備管理:建築物や設備を適切な状態に維持・管理し、必要に応じて修繕や交換をする業務
・ 運転管理:空調やボイラーなどの建物付帯設備を運転管理する業務
・ 衛生管理:建物内の害虫駆除や上下水道の管理等の業務
・ 清掃管理:建物の外壁から内部までを清掃する業務
・ 保安管理:建物の警備や発災時の危機管理を行う業務
例えば清掃管理に得意な特化した、ビルメンテナンス会社に設備管理をお願いしても、断られはしませんが、仕事を他の会社にアウトソースする可能性が高いので、その分、委託費用が高くなる可能性が高いです。
「餅は餅屋」ではないですが、例えば清掃業務を依頼するなら、その道の得意のプロのビルメンテナンス会社に業務委託することが大事です。
またビル管理会社・ビルメンテナンス会社は大きく「系列系ビル管理業者・ビルメン業者」「独立系ビル管理業者・ビルメン業者」の2種類にわかれます。
東急リバブル・三井リハウスや地元不動産会社の関係等、不動産業者と似ているところがあります。
系列系ビル管理業者・ビルメン業者は大手の不動産会社や開発業者がグループ会社として設立したビル管理業者であり、
比較的大きな案件を管理している場合が多く、業務内容も幅広くカバーをしてしっかりしていますが、一方で委託費用が高くなる可能性が高いです。
独立系ビル管理業者・ビルメン業者は地元密着型多く、物件のオーナー様と個別に契約を結んで管理業務を請け負っており、系列系ビル管理業者・ビルメン業者に比べると会社規模が小さく、委託料が安い傾向があります。
業者によって対応できる管理業務の種類や質が異なるため、しっかりと見極めが必要です。
ビルメンテナンス会社の実績は必ずチェック
さきほどのビル管理会社・ビルメンテナンス会社の得意分野を把握したら、今度は過去の実績をチェックすることが大事です。
例えば自社のショッピングモールの管理を依頼する場合、ショッピングモールの管理実績がある等のチェック等、実績を見てマッチング精度を上げること大事です。
これは警備業務や設備管理等は特に重要です。ビルの管理とショッピングモール等管理は全く別物だからです。
また古い年式のビル管理を依頼する場合は、その同じくらいの年式のビルを管理の実績があるかどうかも重要です。
ビルの設備によっては古いので管理したことがない等いうこともあります。
もちろん管理実績をホームページで公開または会社資料で公開してくれるビル管理会社・ビルメンテナンス会社を選びましょう。
ビルメンテナンス会社の人材の質をチェック
ビル管理会社・ビルメンテナンス会社は基本的にマンパワー(技術力)で成り立っている業界なので、人材の質が悪ければ、そのビル管理会社・ビルメンテナンス会社は業務のレベルが低いと言えます。
ではどうすれば人材の質をチェックできるかですが、ビルメン業務は管理業務を行うにあたっては、法律で取得を義務付けられている国家資格が必要な場合があります。
その資格保有者数の人数が多ければ多いほどビル管理会社・ビルメンテナンス会社は人材の質が高いと言えます。
また在籍年数や平均社員年齢等もチェックした方がいいでしょう。あとは転職サイト会社の評判や求人内容もチェックが大事です。
清掃業務はともかく、設備管理業務で未経験者歓迎と求人を出しているビル管理会社・ビルメンテナンス会社はあまりよろしくありません。
業務内容が明確な説明ができる・提案力があるビル管理会社・ビルメンテナンス会社を選ぶ
ビル管理会社・ビルメンテナンス会社の営業提案時や契約時に明確な説明ができるか・提案力があるかどうかも重要です。
中にはよくわけわからない業務を見積書に中にあったりきちんと説明できない場合も多々あります。
契約時に業務内容について詳細な説明があれば信頼できる管理会社と判断できそうです。
契約書の内容で最低限確認しておくべきなのが下記になります。
・1年毎の契約更新になっているか
・各業務内容詳細な見積金額になっているか(一式等ではなく)
・管理会社側に意図的に有利な条件となっていないか
・管理委託費以外の費用は、内訳や支払日が明記されているか
・作業回数や実施月が明記されているか
・作業を再委託する場合の条件が明記されているか
・緊急時の対応等の条件が明記されているか
下請けに任せず自社で管理をしているビル管理会社・ビルメンテナンス会社を選ぶ
最近は人材不足で自社社員だけでは人が足りず、アウトソーシングしているビル管理会社・ビルメンテナンス会社は多数あると思いますが、下請けに全部丸投げの会社やあまりアウトソーシング比率が高いビル管理会社・ビルメンテナンス会社はよくないです。
その分委託費用が高くなりますし、管理の質やクオリティの面でも不安があります。
IT・DX・ビルメンロボット等、新しい技術を積極的導入・強いビル管理会社・ビルメンテナンス会社を選ぶ
最近ではビル自体もIT・DXにより進化しており、ビルメン業務も労働生産性向上によりIT・DX化が導入されています。
せっかくビルがIT・DX化されていてもビル管理会社・ビルメンテナンス会社がIT・DX化に疎ければ宝の持ち腐れです。
系列系ビル管理業者は大手の不動産会社や開発業者のビルを管理することが多いのでIT・DX化に強い傾向があります。
新しい技術を積極的導入・強いビル管理会社・ビルメンテナンス会社は設備投資もきちんとしており、それだけ社内も活性化しており、会社の信頼性も高いと言えます。
緊急時やその他問い合わせの対応はスピーディーか
ビルの管理業者を選ぶ際は、日常的な管理業務だけでなく、設備の故障などの緊急時に素早く対応してもらえるかどうかも大事です。
できれば24時間の緊急対応が可能なビル管理会社・ビルメンテナンス会社が理想的です。夜間や休日の対応等、必ずチェックしてください。
お問い合わせのメールや電話をしたとき、管理会社からの反応が早いのとトラブル発生時にきちんと説明があるかどうかをチェックするといいでしょう。
業務委託費用の安さだけでビル管理会社・ビルメンテナンス会社を選んではいけない
ビル管理は間接コストなのでなるべくならコスト削減をしたいと思うのはビルオーナー誰でも同じです。
しかし業務委託費用が安いだけでビル管理会社・ビルメンテナンス会社を選んでしまうのはとてつもない罠があります。
ビル管理会社・ビルメンテナンス会社は基本的に人で成り立っているので、人件費の高さ=質という部分が大きいです。
業務委託費用が安いということはそれだけ人件費コストを下げている可能性があるので人の質が悪いということになります。
人の質が悪いということはそれだけサービスレベルが低いということなので様々なトラブルが発生する可能性が高いです。
ビルメンオーナー・不動産の管理会社は知らない人が多いですが、国土交通省のホームページに毎年「建築保全業務労務単価」として、
ビルメン設備保全士・清掃員・警備員の日給の労務単価が公開されており、おおよその金額の相場観をつかめるのではないでしょうか。
この建築保全業務労務単価をベースに業務委託交渉をすることにより、委託する側・委託される側の金額のズレが少なくなると考えます。
さきほどの外注比率等も考慮して、ビル管理会社・ビルメンテナンス会社を総合的に判断をして検討する必要があります。
★ビルメンテナンス会社の業務委託でお悩みの方、ビルメンコンシュルジュでは無料にて相談を受け付けておりますので、お困りの方はぜひお気軽にご相談ください。ご相談・お問い合わせフォーム>>
